1. Allgemeine Informationen
2. Beantragung einer Dienstreise
3. Beschaffung von Fahrkarten und Tickets
4. Abrechnung einer Dienstreise
5. Tagegelder Inland
6. Tagegelder Ausland
7. Übernachtung Inland
8. Übernachtung Ausland
9. Flugreisen und Teilnahme an Bonusprogrammen
10. PKW-Benutzung
11. Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen
12. Dienstreisen in Krisengebiete

1. Allgemeine Informationen

Die Planung, Genehmigung und Finanzierung von Dienstreisen erfolgt an der Humboldt-Universität grundsätzlich dezentral. Bei Dienstreisen aus Drittmitteln sind neben den relevanten Erstattungsgrundlagen auch die Festlegungen der jeweiligen Drittmittelgeber zu beachten. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die zuständige Stelle (z. B. Forschungsabteilung, Abteilung Internationales, Haushaltsabteilung).
Für die Buchung und Beschaffung von Fahrkarten/Tickets sowie die Abrechnung der Reisekosten ist in der Abt. für Personal und Personalentwicklung die Reisestelle zuständig. Auch Fragen zu Umzugskosten, Trennungsgeld und Vorstellungsreisen beantworten wir Ihnen gern.

Für  Reisen Dritter (z. B. Mitglieder von Berufungskommissionen) gelten im Übrigen die gleichen Regelungen wie für Dienstreisende der HU.
Wir empfehlen den dezentral Verantwortlichen dringend, die Reisenden bereits vorher (z. B. in der Einladung) auf die gesetzlichen Erstattungsregelungen (gemäß Bundesreisekostengesetz, mit der Einschränkung  Bahnfahrt 2. Klasse) sowie auf das Antrags- bzw. Abrechnungsverfahren hinzuweisen.

2.Beantragung einer Dienstreise

Die Beantragung einer Dienstreise (auch ohne Kostenerstattung) erfolgt mittels Vordruck Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise/Zusage einer Kostenerstattung. Bitte beachten Sie, dass der Antrag rechtzeitig gestellt wird, vollständig ausgefüllt und von den zuständigen Stellen (i. d. R. von der/dem Vorgesetzten, Mittelverantwortlichen, genehmigenden Stelle) unterschrieben ist.
Der genehmigte Antrag verbleibt im Original bei Ihnen. Im Fall einer Kostenerstattung reichen Sie diesen zusammen mit der Dienstreiseabrechnung und den Belegen in der Reisestelle ein. Nur bei notwendiger Abschlagszahlung ist der genehmigte Antrag vorab an die Reisestelle zu übersenden.

Bei der Planung Ihrer Dienstreisen können Sie die untenstehenden Links unterstützen. Eine Gewähr für die Inhalte dieser Seiten kann durch uns nicht übernommen werden.

Wichtiger Hinweis zu Nebenkosten:

Gemäß § 10 Abs. 2 BRKG sind u. a. folgende Nebenkosten nicht erstattungsfähig:

• Auslagen für eine Reiseunfall- oder zusätzliche (Ausland-)Krankenversicherung
• Reiserücktrittsversicherung, Flugunfallversicherung
• Auslagen für Kreditkarten (Jahresgebühr)
• Bankspesen (Ausnahme: Kreditkartengebühren sind mit Nachweis erstattungsfähig)
• Kursverluste, Trinkgelder, Gastgeschenke
• Reiseausstattung (z. B. Koffer, Taschen)
• Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten
• Arzneimittelkosten
• Ersatzbeschaffung, Reparatur oder Reinigung mitgeführter Kleidungs- und Reiseausstattungsstücke

3.Beschaffung von Fahrkarten und Tickets

Die Buchung und Beschaffung von Fahrkarten/Tickets übernehmen wir für Sie. Umfassende Informationen finden Sie hier.

↑4. Abrechnung einer Dienstreise

Sind bei einer Dienstreise Reisekosten entstanden, dann füllen Sie bitte den Vordruck "Reisekostenabrechnung" aus (Durchschreibesatz zum handschriftlichen Ausfüllen), den Sie in Ihrer zuständigen Fakultätsverwaltung/Büroleitung oder in der Reisestelle erhalten können. Elektronisch verfügbar ist die Anlage zur Reisekostenabrechnung (Schilderung des Reiseverlaufs). Sie finden sie unter Schilderung des Reiseverlaufs.
Bitte reichen Sie Ihre Abrechnung möglichst innerhalb von vier Wochen in der Reisestelle ein und fügen Sie im Original den genehmigten Dienstreiseantrag und die Belege bei. Die Ausschlussfrist für die Beantragung beträgt 6 Monate.

5.Tagegelder Inland

Die Höhe des Tagegeldes hängt von der Dauer der Dienstreise ab. Die Dauer richtet sich nach der Abreise und Ankunft von/an der Wohnung. Das Tagegeld ist ein pauschaler Ausgleich Ihrer durch die Dienstreise bedingten Mehraufwendungen. Die Höhe des Tagegeldes wird durch das BRKG i.V.m. dem Einkommenssteuergesetz bestimmt.

Derzeit aktuelle Sätze bei einer Abwesenheitsdauer:

• von mindestens 8, aber weniger als 14 Stunden - 6,00 €
• bei mindestens 14, aber weniger als 24 Stunden - 12,00 €
• bei 24 Stunden - 24,00 €

Bei unentgeltlich bereitgestellten Verpflegungsleistungen wird das Tagegeld gekürzt (Frühstück 20 %, Mittag und Abendbrot jeweils 40 %).

6.Tagegelder Ausland

Die Erstattungssätze sind für jedes Land unterschiedlich. Die aktuellen Sätze finden Sie unter Tagegelder/Übernachtungsgelder (Ausland) ab 2012.

7.Übernachtung Inland

Das Übernachtungsgeld ohne belegmäßigen Nachweis beträgt pauschal 20 €.
Darüber hinaus gehende Kosten können grundsätzlich nur erstattet werden, wenn sie belegt werden. Übernachtungskosten sind als notwendig anzusehen, wenn ein Betrag von 60 € nicht überschritten wird.

Höhere Kosten können erstattet werden, wenn sie dienstlich notwendig waren und deren Unvermeidbarkeit schriftlich nachgewiesen wird (Begründung).

Bitte erkundigen Sie sich möglichst vor einer Buchung bei den Mitarbeiterinnen der Reisestelle.

8.Übernachtung Ausland

Die Erstattungssätze sind für jedes Land unterschiedlich. Hier können Sie sich über die aktuellen Sätze informieren.

Höhere Kosten können erstattet werden, wenn sie dienstlich notwendig waren und deren Unvermeidbarkeit schriftlich nachgewiesen wird. (Begründung).
Übernachtungskosten, die das Frühstück einschließen, werden um 20 % des Tagegeldes gekürzt.

9.Flugreisen und Teilnahme an Bonusprogrammen

Flugreisen werden erstattet, wenn die Flugzeugbenutzung aus dienstlichen oder in besonderen Ausnahmefällen aus zwingenden persönlichen Gründen notwendig ist. Die Gründe sind anzugeben. Weiteres können Sie untenstehend nachlesen.

Bonusprogramme von Fluggesellschaften und der Deutschen Bahn AG

In Anwendung eines Rundschreibens des Bundesministerium des Innern (BMI) ist zu beachten, dass es Dienstreisenden untersagt ist, für dienstlich abgeflogene/abgefahrene Meilen/Strecken Bonuspunkte auf einem persönlichen Konto gutschreiben zu lassen bzw. Vergünstigungen in irgendeiner Weise persönlich in Anspruch zu nehmen (s. auch HU-Info Nr. 13/98).

10.PKW-Benutzung

”kleine” Wegstreckenentschädigung (Kategorie I)

Fehlt ein besonderes dienstliches Interesse an der Benutzung eines privaten PKW wird eine Wegstreckenentschädigung von 20 Cent/km, max. 130 € je Dienstreise gezahlt. Es besteht keine Sachschadenshaftpflicht des Dienstherrn.

”große” Wegstreckenentschädigung (Kategorie II)

Besteht ein erhebliches dienstliches Interesse an der Benutzung eines privaten PKW wird eine Wegstreckenentschädigung von 30 Cent/km gezahlt. Das erhebliche dienstliche Interesse muss schriftlich vor Antritt der Dienstreise und unter Anlegung eines strengen Maßstabes vom Dienstvorgesetzten festgestellt werden (Gründe: z.B. schweres (über 25kg) und/oder sperriges Dienstgepäck, kein regelmäßig verkehrendes Beförderungsmittel verfügbar, Schwerbehinderung (aG)).
Im Schadensfall besteht gegenüber dem Dienstherrn Anspruch auf Schadensersatz.

11.Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen

Dauert ein Urlaub (z. B. Erholungsurlaub, Gleitzeittage)  länger als 5 Arbeitstage, werden -unabhängig von der Dauer des Dienstgeschäfts- nur die Fahrtauslagen (z.B . Flug, Bahn) erstattet, die durch das Dienstgeschäft zusätzlich entstanden sind.
Entstandene Mehraufwendungen sind von den Dienstreisenden schriftlich (z. B. durch vorherigen Kostenvergleich) nachzuweisen. Selbstbucher müssen den Nachweis der Dienstreiseabrechnung beilegen. Reisende, die über die Reisestelle der HU buchen, sind von dem Nachweis befreit. In diesen Fällen übernimmt unser Vertragsreisebüro (Reiseland GmbH) den Kostenvergleich.

12.Dienstreisen in Krisengebiete

Im Genehmigungsverfahren sollte die befürwortende und genehmigende Stelle gemeinsam und verantwortungsbewusst mit der/dem Dienstreisenden abwägen, ob die Dienstreise zu diesem Zeitpunkt in das Krisengebiet notwendig ist oder ob das Dienstgeschäft nicht auf andere Weise erledigt werden kann. Das Auswärtige Amt informiert über Krisengebiete und gibt dazu spezielle Sicherheitshinweise.